Rechnungsmerkmale/Formvorschriften

Worum geht´s?
Das leidige Thema Rechungen im Kontext zu USt. und/oder Vorsteuer, so gut wie jeder meiner Kunden ist wohl Tag für Tag in verschiedensten Ausprägungen damit konfrontiert, und das aktiv wie passiv. Rechnungen werden erstellt und versendet oder von Lieferanten empfangen. Eine Rechnung berechtigt allerdings grundsätzlich den Rechnungsempfänger nur dann zum Vorsteuerabzug, wenn selbige den Formvorschriften des Umsatzsteuergesetzes entspricht!

Wer ist betroffen?
Alle Unternehmer die der Regelbesteuerung unterliegen, somit also all jene, die nicht der Kleinunternehmerregelung unterliegen! (siehe unseren Blogbeitrag „Kleinunternehmer“ vom Feb. 2015)

Voraussetzungen und Gültigkeit
Um den angesprochenen Formvorschriften zu genügen, muss eine Rechnung konkret folgende Merkmale aufweisen:

  • Name und Anschrift des liefernden und des empfangenden Unternehmers
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Lieferung oder der sonstigen Leistung oder Zeitraum über den sich die sonstige Leistung erstreckt. Bei Lieferungen oder sonstigen Leistungen, die abschnittsweise abgerechnet werden, genügt die Angabe des Abrechnungszeitraumes – jedoch nur, wenn dieser einen Kalendermonat nicht übersteigt. Das ist beispielweise der Fall bei mehrtägigen Übernachtungen in einem Hotel. Hier muss nicht jeder Tag, in dem das Zimmer belegt war, einzeln angegeben werden. Ein Hinweis auf den Zeitraum, in dem der Gast das Zimmer genutzt hat, ist ausreichend.
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und den anzuwendenden Steuersatz. Wird die Rechnung nicht in Euro ausgestellt, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro anzugeben. Steht der Betrag in Euro zum Zeitpunkt der Rechnungsausstellung noch nicht fest, hat der Unternehmer nachvollziehbar anzugeben, welche Umrechnungsmethode angewendet wird.
  • der auf das Entgelt anfallende Steuerbetrag
  • das Ausstellungsdatum
  • falls eine Steuerbefreiung besteht der Hinweis darauf, dass die Lieferung oder sonstige Leistung steuerbefreit ist oder Hinweis auf einen Übergang der Steuerschuld
  • fortlaufende Nummer zur Identifizierung der Rechnung
  • UID-Nummer (UID) des liefernden Unternehmers
  • UID-Nummer (UID) des empfangenden Unternehmers, wenn der Rechnungsbruttobetrag EUR 10.000,– übersteigt
  • Hinweis auf die Differenzbesteuerung, wenn diese angewendet wird (z.B. Autohandel oder Antiquitätenhändler)

Wie immer gibt es auch bei diesem Thema Ausnahmen von der Regel, in diesem Fall eine Erleichterung für sogenannte Kleinbetragsrechnungen. Solche Rechnungen mit einem Betrag von höchstens EUR 400,– (inklusive Umsatzsteuer) müssen mindestens folgende Merkmale enthalten:

  • Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
  • Tag der Lieferung oder Leistung oder Zeitraum, über den sich die Leistung erstreckt
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung oder sonstige Leistung in einer Summe
  • Steuersatz

Wieviel ist das in Euro?
Falsch ausgestellte Rechnungen können richtig teuer werden! Sind die Formvorschriften nicht eingehalten und erfüllt gibt es keine Berechtigung zum Vorsteuerabzug, das bedeutet für den Käufer, dass er sich die Vorsteuer nicht abziehen darf!
Falls Sie ein Privatperson oder Kleinunternehmer sind, achten Sie bitte darauf niemals Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen auszuweisen, andernfalls schulden Sie diese Kraft Rechnungslegung dem Finanzamt!

Wie komme ich dazu/Was ist zu tun?
Bitte stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Rechnungen dem Formvorschriften entsprechend richtig ausstellen. Prüfen Sie alle einlangenden Rechnungen nicht nur auf den vereinbarten Preis, sondern insbesondere auch auf Formvorschriften. Sollte es Mängel geben, müssen Sie die Rechnung gleich nach Erhalt beanstanden und vom Lieferanten korrigiert anfordern.

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